Vamos a conocer una serie de puntos básicos que tenemos que tener en cuenta a la hora de diseñar y planificar una jornada de puertas abiertas.

1. Determina los conceptos esenciales de la Jornada

A la hora de afrontar el diseño de una jornada de puertas abiertas, es importante que tengas claros una serie de conceptos:

• Prevé el presupuesto del que dispones para el evento. Ten en cuenta todas las fases del mismo, desde las actividades del propio evento hasta la comunicación que harás o si piensas hacer algún tipo de material promocional.

• Define cuál es tu propuesta de valor, es decir, cual es la expresión clara, concisa y creíble de la experiencia que los alumnos (y sus familias) recibirán de tu propuesta educativa. Cuando trabajes este aspecto recuerda que también debes identificar aquello que te diferencia de otros centros.

• Es muy importante que sintetices bien los mensajes que se enviarán a los asistentes a las jornadas, intentando reforzar la carga emocional, pues se trata de un evento experiencial en el que tendrá mucho peso el cómo se sientan las personas que asistan.

• Asegúrate de que todas las actividades y acciones que pondrás en marcha durante la jornada de puertas abiertas tienen sentido para el público a quien van dirigidas.

• Además de que les interese lo que escuchen, deben entenderlo. En ocasiones tendemos a utilizar lenguaje de carácter técnico para reforzar nuestra preparación y competencia. En este caso, no debes hacerlo. Utiliza un vocabulario sencillo, próximo a los asistentes y que no les genere dudas.

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2. Cuándo se hacen las jornadas de puertas abiertas

Establecer la fecha o fechas de celebración de las Jornadas de Puertas Abiertas es una cuestión importante pues queremos que asista el mayor número posible de personas y además deseamos que sea en el momento idóneo del proceso de elección de centro. A continuación, te damos algunas respuestas.

• ¿Cuándo realizar las Jornadas de Puertas Abiertas? En los periodos próximos al momento de preinscripción. Habitualmente, en los meses de Enero a Marzo, para la educación obligatoria. Un poco más adelante para la postobligatoria.

• ¿Debemos hacer más de una Jornada de Puertas Abiertas? Tantas como sean necesarias para conseguir tus objetivos de captación de nuevo alumnado.

• ¿En horario lectivo? Siempre es mejor que los asistentes puedan observar la actividad diaria del centro, pero no desestimes realizar una Jornada de Puertas Abiertas en fin de semana para que las personas que no tengan disponibilidad entre semana puedan conocerte.

• ¿Es mejor ser el primero o el último centro de la zona que haga sus Jornadas de Puertas Abiertas? Lo importante es que sean impactantes. Y en todo caso, si decides ser el primero debes mantener el contacto desde ese momento hasta la preinscripción.

• ¿Cuándo has de comenzar a preparar una jornada de puertas abiertas? Como es lógico, nunca se debe dejar para última hora como si fuese un engorro del que hay que salir del paso. Piensa que es una de las acciones de marketing más efectivas para captar alumnado, así que empieza a trabajar unos meses antes.

• ¿Cuándo hay que comenzar a anunciar la jornada? Es otra pregunta importante, puesto que se debe establecer un calendario de movilización y lanzamiento de impactos para llegar a nuestro público objetivo con tiempo suficiente para que se organice y pueda asistir al evento. Cuánto antes empieces, mejor.

3. ¿A quién van dirigidas las jornadas?

Como dijimos anteriormente, debes tener claro a quién van dirigidas las jornadas de puertas abiertas. Esta cuestión es importante por dos cuestiones:

1. Definición del contenido del evento.

No es lo mismo que te dirijas a familias que están buscando centro de infantil o a alumnado que quiere cursar un ciclo formativo. Las actividades, la información o sus dudas son muy diferentes.

2. Promoción y comunicación del evento.

En función del público al que te dirijas, deberás plantearte qué canales son más adecuados para comunicar. Siguiendo con el ejemplo, en el caso de infantil, una de las acciones de comunicación será dirigirte a las guarderías pues allí es donde están las familias que buscan oferta educativa de P3, en cambio en el caso de ciclos, una buena opción es la campaña de publicidad en redes sociales.

Además del cliente potencial (sean familias o el propio alumnado), también puedes aprovechar las Jornadas de Puertas Abiertas para reforzar la imagen del centro a colectivos como:

• Alumnos y familias que ya reciben los servicios de la institución. Puede resultar una buena oportunidad para consolidar su sentido de pertenencia.

• Antiguos alumnos. Son un colectivo importante a tener en cuenta pues no solo son embajadores de nuestra marca sino que pueden ser una fuente de nuevo alumnado.

• Responsables de otros centros educativos, como guarderías o colegios que pueden derivar a sus alumnos a tu centro una vez finalizada la formación que ellos ofrecen. Así como otros agentes del sector educativo a los que les puede resultar interesante conocer de primera mano cuál es tu propuesta educativa.

• Patrocinadores o mecenas que colaboran con el centro y que pueden valorar positivamente estar presentes en el evento.

• Por último, no olvides a los medios de comunicación de proximidad, pues son vitales en la promoción de tu oferta formativa.

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