En la captación de nuevos alumnos por parte de los centros educativos, los encuentros directos con las familias son una de las fórmulas que permiten a los equipos directivos convencer con mayor grado de éxito a los padres y madres sobre las virtudes de la institución y transformar, por tanto, esas reuniones informativas en matrículas reales.

Pero, ¿cómo puede una escuela o un instituto facilitar la solicitud de entrevista por parte de los progenitores? Existen diversos mecanismos para conseguir que las familias contacten con los centros con el objetivo de conocer su oferta educativa, servicios e instalaciones.

Recursos para la solicitud de entrevista

El interés por un centro educativo en concreto puede provenir por las buenas críticas que han recibido los padres y madres sobre la institución formativa, por la cercanía con su domicilio o como resultado de las acciones de marketing desarrolladas por el centro.

Sin embargo, es posible que esa predisposición inicial de los progenitores se desvanezca si desde el centro no se pone a disposición de las familias los medios suficientes para continuar con el proceso de conocimiento de la escuela o instituto. Imagina un padre que, tras ver el anuncio del centro en un periódico, trata de contactar con el mismo para realizar la solicitud de entrevista y no es capaz de encontrar un teléfono o un email al que dirigirse. Será, sin duda, un cliente perdido.

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Por ello, el acceso a la información vuelve a ser un elemento primordial a la hora de conseguir nuevos estudiantes, un propósito que podemos conseguir a través de los siguientes medios:

• Incidir en la solicitud de entrevista. Si el centro formativo pone en marcha campañas de captación de alumnado, conviene incorporar llamadas a la acción en las mismas para concertar citas y conocer las instalaciones. No se trata solo de dar a conocer la oferta educativa, sino invitar directamente a las familias a conocer la institución en persona. Las fórmulas del tipo “Ven a visitarnos” permitirán a los potenciales clientes conocer que existe esta posibilidad.

• Facilitar la información de contacto. Tanto en la publicidad offline como en la online es de vital importancia incorporar los datos de contacto del centro, como el teléfono, el horario de atención al público, la dirección y/o el email, de modo que los padres y madres que se sientan atraídos por los servicios educativos puedan ampliar su información si así lo desean. Este trabajo será más efectivo cuanto mayor sea el campo de acción de nuestra labor divulgativa, por lo que nunca está de más incluir la información de contacto en guías educativas o webs especializadas.
• Habilitar formularios de contacto. La página web y la información institucional de los perfiles sociales son un espacio adecuado para insertar formularios de contacto a través de los cuales los padres y madres puedan solicitar una entrevista con los responsables del colegio o escuela. Situados en lugares visibles, como la página principal de la web o el botón de llamada a la acción de Facebook, pueden resultar muy útiles en la captación de nuevo alumnado.
• Compartir la información con el personal del centro. A pesar de estar en plena era digital, es posible que algunos progenitores acudan a la escuela o instituto para concertar una cita. De ahí que todos los trabajadores deban conocer cuál es el procedimiento a seguir para poder dar a los padres y madres las indicaciones oportunas.

Pautas en la concertación de citas

Ahora bien, para que la solicitud de entrevista llegue a buen término no basta con facilitar esta información a los potenciales clientes, sino que los centros educativos deben establecer los protocolos de actuación en estos casos.

• ¿Quién? Para evitar la confusión de los padres y madres, el equipo directivo debe definir qué miembros del centro se van a hacer cargo de las entrevistas, tanto de su concertación como de su desarrollo. Así, si una familia llama al colegio para solicitar una cita, el personal de conserjería o secretaría podrá derivar al interesado a la persona responsable, dando imagen de seriedad y coordinación.
• ¿Cuándo? El protocolo de las entrevistas también deberá determinar qué días y horas se van a dedicar a los encuentros con los padres. La disposición del personal encargado de las mismas, el propio estado de las instalaciones o el desarrollo de las actividades estrella del centro serán clave a la hora de fijar los períodos de entrevistas. Una familia citada a última hora de la mañana puede  encontrarse con las aulas revueltas, los alumnos nerviosos y los docentes cansados, llevándose una impresión negativa.
• ¿Cómo? Se trata de establecer las pautas que van a marcar la entrevista con los padres, desde los datos que se van a solicitar a las familias antes de la cita, el procedimiento que el encargado de la reunión debe seguir a lo largo de la misma o los recursos que se van a poner a disposición de las familias, hasta la integración de una ruta por las instalaciones o la posible participación de alumnos y docentes en estos encuentros.

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