Los softwares de gestión académica son herramientas de control del ámbito organizativo del centro, desde la planificación económica hasta la comunicación con la familia. Por eso, la elección de un correcto programa de gestión académica, que se adapte a las necesidades de la institución, supone un gran ahorro de tiempo y dinero, además de conseguir una organización más eficiente y, por ende, una mayor satisfacción y fidelización de toda la comunidad educativa.

En el mercado existen numerosas plataformas e instrumentos de software de gestión académica especialmente pensados para el sector educativo con útiles funcionalidades que hacen la vida más fácil a los equipos directivos y administrativos.

Su valor radica en que aglutinan dentro de un mismo programa numerosas opciones, optimizando el trabajo del centro. Alexia, aGora, ApliAula, Inika, ClickEdu, DocCF son algunos de los programas más utilizados en todo el mundo.

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¿Cuáles son las aportaciones del software de gestión académica?

Calificaciones online

¿Te acuerdas cuando los maestros y profesores rellenaban a mano los libros de evaluaciones?

Ahora, estas aplicaciones permiten a los docentes subir las notas y faltas de asistencia de forma virtual en las plataformas, así como a los alumnos consultar los resultados de sus pruebas, satisfaciendo la mayor demanda de inmediatez de la sociedad.

¿El alumno ha olvidado su horario? ¿El padre no recuerda a qué hora salía de clase su hijo los martes? Estas dudas ya no son un problema, pues los documentos se pueden consultar online por los usuarios. Incluso algunos programas ofrecen APPs para móviles y tabletas para una navegación adaptada.

Organización lectiva

Otra de las funcionalidades básicas de estas herramientas es la generación de las tablas de horarios.

Claro que sin el software también existían los cuadrantes, pero ¿podía el centro modificar la visualización de los horarios lectivos por profesor, edad, grupo, materia o aula con un solo clic? No, la elaboración de las tablas suponía una gran dedicación y las modificaciones no estaban exentas de errores; ahora, su diseño es más sencillo, más ágil y de fácil adaptación, además de disponer de unas cuidadas presentaciones con plantillas.

Comunidad informada

El centro puede disponer de una base de datos con el contacto de los padres y madres de sus alumnos y enviar correos electrónicos sobre acontecimientos o noticias relevantes, pero en el mejor de los casos se necesitarán dos programas informáticos. ¿Por qué no unificar el proceso en una sola plataforma?

A través de los softwares de gestión académica, la Dirección dispone de la relación de familiares y, con solo un clic, puede comunicar cualquier incidencia, falta de asistencia o evento a quienes considere oportuno.

Además, estas herramientas posibilitan la agrupación de los destinatarios por clases, materias, profesores… lo que facilita aún más el trabajo y garantiza que la información es realmente interesante para los progenitores. ¿De qué sirve que el padre de un alumno de Primaria reciba un email sobre el plazo de solicitud de becas para Secundaria? Solo generará confusión y hastío.

Algunos softwares también incluyen módulos de noticias, en los que incorporar contenidos que serán mostrados en la página de acceso a la plataforma, como si de una web se tratase, y de zonas privadas en las que consultar documentos y material didáctico.

Procedimientos burocráticos

Las familias de hoy día están muy ocupadas y, por eso, agradecen cualquier facilidad por parte del centro educativo.

Con los softwares de gestión académica, el equipo directivo permite que la tramitación administrativa de solicitudes o matriculaciones se realice online, lo cual supone una opción mucho más cómoda para los padres y madres, que podrán renovar su inscripción desde donde y cuando quieran, manteniéndose fieles al centro. Si el procedimiento solo se pudiera completar de forma presencial, a muchos progenitores les resultaría más complicado compatibilizarlo con su agenda diaria, y más cuando implica más de una visita al centro.

Control financiero

Con una gestión académica digitalizada, el proceso de control de los gastos e ingresos se puede simplificar.

Los responsables de las cuentas de la institución pueden conocer en todo momento el estado de cuentas, el pago a proveedores o los ingresos por matrículas y realizar comparativas con periodos anteriores.

Monitorización

Otra de las ventajas de incorporar estos programas a la gestión académica es la capacidad analítica que conllevan. Al tener ingresados los datos, los algoritmos internos del software aportarán al centro valiosas estadísticas sobre infinidad de aspectos.

De este modo, la Dirección podrá conocer qué está funcionando y qué está fallando y tomar medidas, mejorando la fidelización de las familias. Caídas en el rendimiento de los alumnos en una materia, descenso de las matrículas en una actividad extraescolar, retrasos en la entrada al trabajo de un profesor, aumento de las solicitudes del servicio de comedor, reducción de los gastos de material de oficina…

La información es poder y el software de gestión académica es una gran fuente de datos; incluso suele incorporar opciones para elaborar gráficas e informes sobre los resultados.

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