Muchos responsables de la entrevista familiar de los centros educativos creen que su labor de captación de alumnado culmina en el mismo momento en el que despiden a los padres y madres tras una entrevista informativa. Sin embargo,lo cierto es que el plan de acción en este tipo de estrategias de marketing educativo debe ir más allá, incluyendo una hoja de ruta que marque las pautas a seguir por el centro tras las citas con los progenitores.

De este modo, además de ampliar la información sobre la valoración de las familias respecto al centro y a las entrevistas -lo que contribuirá a la mejora de los puntos débiles en el futuro-, permite a la institución aprovechar al máximo los últimos momentos del proceso de decisión del posible cliente, de modo que la ronda de contactos termine, antes o después, con la matrícula.

Entrevista familiar seguimiento

El seguimiento tras las entrevista familiar

Antes de profundizar en los tres escenarios posibles en los que puede desembocar la entrevista familiar, hay que tener en cuenta las siguientes medidas generales:

  • Entregar a los participantes en los encuentros tarjetas de contacto y folletos informativos que les permitan consultar cualquier cuestión rápidamente.
  • Cumplimentar por parte del entrevistador una ficha con los datos personales de los padres y madres y los alumnos, intereses, necesidades, preocupaciones y cualquier otro detalle que nos ayude a conocer mejor al potencial cliente. Así, se podrá personalizar aún más los siguientes contactos, desarrollando una relación más cercana. Por ejemplo, si comentan que están trasladándose a la zona, se les puede preguntar en otra ocasión sobre cómo llevan la mudanza.
  • Incluir la información en la base de datos del centro para su posterior empleo en campañas de captación o información.
  • Enviar emails o realizar llamadas de agradecimiento por depositar su confianza en la institución o por haberse interesado en la institución educativa.  
  • Elaborar encuestas de evaluación del centro para conocer su opinión sobre los servicios ofertados e instalaciones y las causas que han motivado su decisión de realizar o no la matrícula en el centro.

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Cuando el encuentro acaba en matrícula

Incluso en el mejor de los escenarios posibles, aquel donde durante la entrevista familiar se cierra la solicitud o inscripción del alumno, un buen plan de marketing educativo contemplará acciones de seguimiento con el objetivo de reforzar la decisión de las familias y mejorar la imagen y reputación del centro.

Así, tras la firma de toda la documentación, el centro educativo puede poner en marcha las siguientes iniciativas:

  • Facilitar material informativo sobre la incorporación del estudiante al curso
  • Contactar con la familia o el alumno para avisarle sobre fechas clave o recordatorios.

Cuando las familias se muestran dudosas sobre su decisión

Si bien lo ideal sería cerrar la inscripción a lo largo de la entrevista, dada la importancia que otorgan los padres y madres a la elección de un centro para la educación de sus hijos, lo cierto es que lo más habitual en este tipo de encuentros es que los progenitores mediten la información recibida de todas las instituciones antes de optar por una de ellas.

Ante esta circunstancia, ¿qué puede hacer el centro educativo para captar a las familias indecisas?:

  • Si los padres y madres se han quedado con alguna duda o petición durante el encuentro, la Dirección deberá solventarla lo antes posible. Las preguntas de las familias son numerosas y muy variadas, de modo que es posible que el encargado de la entrevista familiar no sepa contestar a todas sobre la marcha. No importa, siempre que haga llegar la información rápidamente y por el canal más directo.   
  • Mediante una llamada telefónica en los días siguientes al encuentro, el equipo directivo podrá sondear a la familia y obtener un nuevo feedback, que le permita redirigir la estrategia de marketing.
  • Es importante analizar durante las conversaciones, cuáles son los aspectos que suscitan mayores reticencias a los potenciales clientes. ¿El precio? ¿La distancia de su domicilio?… De este modo, el centro podrá crear acciones personalizadas, como un descuento en la matrícula o la información del servicio de transporte escolar, que disipen las dudas.

Cuando la entrevista culmina con una negativa firme

Quizá los progenitores ya hayan optado por otra institución y acuden a la cita con el centro como muestra de educación o puede que los servicios ofertados no satisfagan sus necesidades.

¿Supone esto un punto y final en la relación con esa familia? No debería ser así, por las siguientes razones:

  • La opinión de estos clientes, a través de las encuestas de evaluación, permitirá al centro conocer las áreas de mejora.
  • Aunque la familia haya optado por otra institución educativa, una continuada campaña de información y marketing durante el curso puede provocar un replanteamiento sobre la decisión en cursos posteriores o la recomendación del centro a terceras personas.

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