Difusión y captación de asistencia a la jornada de puertas abiertas

No esperes a tener todo el evento diseñado y organizado para empezar a comunicar su celebración. Enseguida que hayas determinado fecha y hora, inicia su difusión y por tanto, la captación de asistencia.

Puedes llevar a cabo muchas acciones de difusión de tus Jornadas de Puertas Abiertas:

• Informa a los alumnos y familias del centro, anímales a que inviten a las personas de su entorno que están buscando centro.

• Publica un banner en tu web anunciando el día y animando a la participación.

• Cuelga una lona en la fachada del centro.

• Cuelga pósters y deja flyers que anuncien el evento en lugares específicos de tu entorno, en los que tus potenciales clientes puedan verlos.

• Activa una campaña de comunicación online. Además de la web de tu centro, puedes promocionar la Jornada a través de las redes sociales, o bien haciendo labores de e-mail marketing. También puedes usar otros sitios como foros y blogs.

• También puedes dedicar una parte del presupuesto a la campaña de publicidad en medios tradicionales como revistas, periódicos o radios.

TIP: Este es uno de los máximos terrores que acechan a los responsables de los centros “¿Y si no viene nadie? Planifica un plan de comunicación para que eso no ocurra. Pero si fuera así, actúa rápidamente, y convierte las jornadas en visitas personalizadas para los pocos asistentes que vengan, haz un recorrido por las instalaciones y una entrevista individual.

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El día después. Evaluación y seguimiento de una jornada de puertas abiertas

Aunque finalice el evento, tu trabajo no finaliza. De hecho, desde la óptica de captación, solo ha hecho que empezar. Hay dos líneas de trabajo que debes seguir:

1. Por un lado, debes hacer un seguimiento comercial de todos los potenciales clientes que han asistido a las Jornadas de Puertas Abiertas.

Puedes empezar por agradecer, al día siguiente, su asistencia al evento e invitarle a una entrevista personalizada. Y después debes diseñar e implementar una secuencia de comunicaciones (por mail o telefó- nicas) que acerquen al potencial cliente hasta la matrícula. Desde enviarles una encuesta de satisfacción hasta invitarles a otros eventos que organice el centro o recordarles las fechas o documentación necesaria para realizar la matrícula. No te conviertas en un spammer pero mantén el contacto.

2. En segundo lugar, debes evaluar el éxito de esta acción de marketing.

Analiza el nivel de asistencia y la tasa de conversión, es decir, cuántos de los asistentes se han convertido finalmente en clientes del centro. También puedes estudiar el nivel de satisfacción de los asistentes (si realizas una encuesta) y de tu propio equipo. Anota oportunidades de mejora e incorpóralas en la siguiente campaña de captación.

Conclusión

Debes dejar atrás la idea de que una Jornada de Puertas Abiertas se basa en abrir las puertas de tu centro y dejar que la gente entre. En tu proceso de captación de alumnado, una Jornada de Puertas Abiertas se convierte en un evento excepcional para que el alumnado y sus familias vivan, por un día, la propuesta educativa del centro, conozcan todo lo que ofreces y te elijan entre todas las opciones que existen.

Así, debes dedicar tiempo a pensar y dise- ñar cómo puedes ofrecer esa presentación experiencial. Es necesario que planifiques todos los detalles del evento, impliques a todo el equipo, a los alumnos, etc y no dejes detalles al azar. También debes comunicar a todo el público objetivo cuándo se realizan las Jornadas de Puertas Abiertas.

El dia D a la hora H, tenlo todo a punto, implícate y convence a los asistentes que tu centro es la mejor opción. Se trata de uno de esos momentos de la verdad en los que no hay segundas oportunidades.

Las Jornadas de Puertas Abiertas son una magnífica herramienta de marketing para mostrar el centro a las personas que quieren conocerlo. Si pones ganas y creatividad, lo conseguirás con éxito.

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